Krajowy Rejestr Sądowy został stworzony po to, aby uporządkować informacje na temat przedsiębiorców działających na terenie kraju. Informacje są wprowadzane, przechowywane i udostępniane przez gospodarcze sądy rejonowe i Centralną Informację KRS. Wpis do rejestru następuje na wniosek osoby, na którą prawo nakłada obowiązek zgłoszenia wniosku. Rejestr KRS jest jawny i każda osoba zainteresowana ma prawo do wglądu w akta w rejestrze.

Krajowy Rejestr Sądowy działa na podstawie ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 17, poz. 209 z późniejszymi zmianami). Wraz z powołaniem do życia i rozpoczęciem działalności KRS 1 stycznia 2001 roku, zamknięto Rejestr Handlowy, który pełnił podobne funkcje. Dostępność Rejestru Handlowego była w znacznym stopniu ograniczona z przyczyn technicznych. Na początku rejestr prowadzony był tylko i wyłącznie w formie ksiąg, dopiero później wraz z rozwojem możliwości informatycznych, przybrał formę lokalnych baz danych, związanych z sądami rejestrowymi.